Ab dem 1. Januar 2017 treten die neuen Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) in vollem Umfang in Kraft. Unternehmen, die in ihren Filialen Kassensysteme einsetzen, z.B. Einzelhändler, müssen in diesem Zusammenhang auch die GoBD-Konformität ihrer Kassenlösung prüfen. Dabei sollten Unternehmen ggf. auch die Einführung moderner PC-Kassensysteme mit Anbindung an ERP-Lösungen in Betracht ziehen.

Das PC-Kassensystem POS 4 SBO, das eine vollständige Anbindung an die SAP Warenwirtschaft Business One bietet, erfüllt die GoBD-Anforderungen wie Nachprüfbarkeit, Vollständigkeit, zeitgerechte Buchung, Unveränderbarkeit, Aufbewahrungspflicht sowie lückenlose Z-Bons. Mit Blick auf das kommende Jahr müssen folgende Schärfungen der GoBD beachtet werden:

  • Daten müssen jederzeit lesbar und maschinell auswertbar zur Verfügung gestellt werden können
  • Einzelaufzeichnungspflicht aller Geschäftsvorfälle
  • Zehnjährige Aufbewahrungspflicht
  • Programmieränderungsprotokolle, Programmieraufzeichnung von Kassensoftware und Verbucher

Außerdem ist eine Verfahrungsdokumentation Pflicht. Diese ist vom Unternehmen selbst zu erstellen. Teil der Verfahrensdokumentation ist das IKS (Internes Kontrollsystem).