• Ein wesentlicher Posten in Ihrem Budget ist der Anschaffungspreis der Software. Er berechnet sich bei SAP nach der Anzahl der benötigten Anwenderlizenzen (User).
• Hinzu kommen gegebenenfalls Kosten für eine Übernahme Ihrer bestehenden Daten.
• Des Weiteren sollten Sie Einführungskosten und Ihren eigenen Aufwand für die unternehmensinterne Projektkoordination einkalkulieren.
• Und zu guter Letzt planen Sie in Ihrem Budget auch einen Posten für Schulungen ein.

Drei Beispiele bieten Ihnen eine Orientierung für die Grobkalkulation der voraussichtlichen Kosten.

• Einfache Einführung
  Ein kleines Unternehmen der Dienstleistungsbranche mit jährlichen Einnahmen von rund 2 Millionen Euro entscheidet sich für SAP Business One. Das Unternehmen benötigt vier Anwenderlizenzen. Für die Abdeckung der Anforderungen genügt eine einfache Konfiguration der grundlegenden Verkaufs- und Finanzvorgänge – maßgeschneiderte Anpassung, aufwendige Datenübernahme oder -integration entfallen. Die Einführung dauert in der Regel nicht länger als eine Woche.
  

  Geschätzte Kosten für Einführung und Lizenzen: ca. 15.000 Euro.

• Standard-Einführung
  Ein Textilien-Großhändler mit 10 Millionen Euro Jahresumsatz ist über die Grenzen seiner bestehenden Software hinausgewachsen und entscheidet sich für SAP Business One – denn das Unternehmen benötigt eine einzige integrierte Anwendung. Die Konfiguration beinhaltet die Module für Einkauf, Verkauf, Kundenbeziehungsmanagement (CRM), Lagerwirtschaft und das gesamte Finanzwesen.
  
  Acht Anwender in den verschiedenen Bereichen des Unternehmens sollen zukünftig mit der neuen Lösung arbeiten. Deshalb soll ein entsprechendes Berechtigungskonzept für die Nutzung der jeweiligen Anwendungen abgebildet werden. Darüber hinaus erfordert die Einführung die Anpassung einiger Standardberichte und Formulare sowie kleinere Anpassungen der Anwenderschnittstelle. Die Stammdaten müssen aus der Vorgängerlösung importiert werden, die Kontakte mit Daten in Microsoft Outlook synchronisiert werden.

  Geschätzte Kosten für Einführung und Lizenzen: ca. 35.000 bis 40.000 Euro.

• Komplexe Einführung
  Ein bundesweit agierendes Unternehmen der Fertigungsindustrie mit Jahreseinnahmen von 20 Millionen Euro hat besondere Anforderungen an die Steuerung seiner Wertschöpfungskette – und damit an die Abbildung der Prozesse in SAP Business One. Bei Lizenzen für 20 Anwender muss die Konfiguration die Module Finanzen, Kundenpflege (CRM), Lagerwirtschaft, Einkauf, Ressourcenplanung (MRP) und Personalwesen umfassen.
  
  Eine aufwendigere Implementierung also, die bis zu drei Monate dauern kann. Sie erfordert Anpassungen in den Bereichen Arbeitsorganisation, Erinnerung an anstehende Aufgaben, Berichtswesen und Steuerung verschiedener Standorte. Vorhandene Daten aus Buchhaltung, Kundenkartei, Lager- und Materialwirtschaft müssen aus bestehenden und gewachsenen Systemen übernommen werden.
  
  Darüber hinaus soll die Software reibungslos mit anderen Anwendungen zusammenarbeiten, z. B. mit Microsoft Outlook, einer Lösung für die Fertigungsplanung und -steuerung sowie einer CAD-Anwendung für die Konstruktion. Für die Periodenabschlüsse und den Jahresabschluss sollen Finanzdaten im DATEV-Format an den Steuerberater übergeben werden.

  Geschätzte Kosten für Einführung und Lizenzen: 60.000 bis 80.000 Euro.