Die elektronische E-Rechnung
Vollintegriert in SAP Business One
Im Zeitalter der Digitalisierung gewinnen elektronische E-Rechnungen zunehmend an Bedeutung. Die Umstellung von papierbasierten Rechnungsprozessen auf digitale Formate bietet Unternehmen und Behörden zahlreiche Vorteile. Hier erfahren Sie mehr über die Voraussetzungen und die positiven Aspekte dieser modernen Methode für Bestellungen, Rechnungen und Gutschriften.
Begriffserklärung
Grundsätzlich ist jede Rechnung, die elektronisch versandt wird, eine E-Rechnung, also eine papierlose Rechnung. Das können Rechnungs-Datensätze, Dokumente in verschiedenen Dateiformaten (bspw. PDF) oder auch Bilddateien sein. Meist erhalten Sie diese Dokumente als Anhang einer E-Mail oder können sie aus einem Portal herunterladen. Egal ob Telekommunikationsanbieter oder Online-Shop – die elektronische Rechnung gehört schon lange zum Alltag. DIe dahinter liegenden Fachbegriffe und Abkürzungen sind bei weitem nicht hinlänglich bekannt, deshalb stellen wir sie gerne nachfolgend vor:
XRechnung
Die XRechnung basiert auf dem XML-Format und liefert alle Rechnungsinformationen in einem strukturierten Datenformat. Die XRechnung kann daher ohne Zwischenschritte oder Medienbrüche automatisch und elektronisch verarbeitet werden.
Bereits seit Ende 2020 ist bei der Rechnungsstellung an öffentliche Auftraggeber die XRechnung vorgeschrieben und digital bei der zentralen Rechnungseingangsplattform des Bundes (ZRE) einzureichen. Hiervon gibt es nur wenige Ausnahmen, beispielsweise der „Direktauftrag“ (Auftragswert bis 1.000€) oder Aufträge, die der Geheimhaltung unterliegen. Bei öffentlichen Ausschreibungen und Aufträgen hat sich die Formulierung „Rechnungsstellung in elektronischer Form“ etabliert und bedeutet, dass die öffentlichen Auftraggeber nur noch elektronische Rechnungen akzeptieren
ZUGFeRD
Die Abkürzung steht für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“.
Diese hybride Lösung liefert die Rechnungsinformationen sowohl als strukturierte XML-Daten als auch zusätzlich im PDF-Format. Die Informationen können so ohne Zwischenschritte oder Medienbrüche automatisch und elektronisch verarbeitet werden. Das ZUGFeRD Format wird gemäß der E-Rechnungs-Verordnung von Unternehmen auch als Austauschformat anerkannt.
Peppol für E-Procurement und XRechnung
Peppol ist ein weltweit etabliertes Netzwerk für Beschaffungsprozesse wie Bestellungen oder Rechnungen an öffentliche Träger und wurde 2008 von der Europäischen Kommission als Non-Profit-Organisation ins Leben gerufen. Die Abkürzung steht für „Pan-European Public Procurement OnLine“. MIt diesem Projekt soll die grenzübergreifende elektronische Beschaffung inkl. Bestell- und Rechnungsprozesse (E-Invoicing), innerhalb der EU mittels einheitlicher Technologiestandards vereinfacht werden. Das sog. e-Delivery-Netzwerk ist inzwischen auch für B2B-Prozesse weit verbreitet und wird in Deutschland aktuell immer häufiger für elektronische Rechnungsprozesse genutzt. Der Zugriff auf das Netzwerk erfolgt über einen zertifizierten Zugangspunkt – den sogenannten Peppol Access Point. In Europa als auch weltweit wird Peppol immer häufiger für den elektronischen Datenaustausch genutzt.
Insbesondere für den voll automatisierten und rundum abgesicherten Dateiversand von Bestellungen, Rechungen und vielen weiteren Dokumenten ist Peppol die ideale Lösung. Das gilt vor allem, wenn Ihr Unternehmen international und/oder für öffentliche Auftraggeber tätig ist. In Deutschland wurde hierfür die XRechnung als bundesweit einheitliches Format entwickelt. Peppol ist per se nicht kommerziell angelegt und verwendet als Übertragungskanal AS2- bzw. AS4-Verbindungen, welche keine Roaminggebühren verursachen. Für den Versand müssen Sie sich lediglich mit einem Peppol Access Point (AP) verbinden, bzw. Ihre Dokumente an diesen übertragen. Wenn Sie eine eigene Peppol-Adresse - die sog. Peppol-ID - für den Empfang von Dokumenten nutzen möchten, übernimmt Ihr Peppol Access Point auch die Registrierung im Peppol-Netzwerk.
Sind Sie von einem Ihrer Kunden aufgefordert worden in Zukunft Rechnungen über Peppol auszustellen? Oder möchten Sie proaktiv Ihr System bereits heute modernisieren und entsprechend der aktuellen europäischen Entwicklungen fit für die Zukunft machen?
Sprechen Sie uns gerne an - wir beraten Sie neutral und unverbindlich!
Vorteile von E-Rechnungen
Schnellere Zahlungsabwicklung:
Die verkürzte Bearbeitungszeit führt zu einer beschleunigten Zahlungsabwicklung, was die Liquidität des Unternehmens verbessert.
Sicherheit:
Digitale Signaturen und verschlüsselte Übertragung gewährleisten eine hohe Sicherheit und schützen vor Manipulationen oder unbefugtem Zugriff.
Effizienzsteigerung:
Elektronische Rechnungen beschleunigen den gesamten Abrechnungsprozess erheblich durch den Wegfall manueller Schritte.
Kosteneinsparungen:
Durch den Verzicht auf Papier, Druckkosten und manuelle Bearbeitung
Umweltfreundlichkeit:
Der Einsatz von E-Rechnungen reduziert den ökologischen Fußabdruck der Unternehmen.
Verbesserte Nachverfolgbarkeit:
Elektronische Rechnungen ermöglichen eine transparente Nachverfolgung, von der Erstellung bis zur Zahlungseingangsbestätigung.
Compliance und Rechtssicherheit:
Durch die Beachtung der gesetzlichen Vorgaben
Voraussetzungen für E-Rechnungen:
IT-Infrastruktur:
Ein leistungsfähiges IT-System ist entscheidend. Die nahtlose Implementierung in SAP Business One unterstützt den elektronischen Rechnungsaustausch in allen Schritten.
Digitale Signatur::
Die Integration einer digitalen Signatur gewährleistet die Authentizität und Integrität der elektronischen Rechnungen. Dies ist ein essenzieller Sicherheitsaspekt.
Compliance mit rechtlichen Vorgaben:
Es ist wichtig, die nationalen und internationalen rechtlichen Anforderungen im Bereich der elektronischen Rechnungen zu beachten und entsprechend zu erfüllen – hier können Sie sich vollkommen auf Business One verlassen.
Interoperabilität:
Die Fähigkeit zur Interaktion mit verschiedenen Systemen und Plattformen ist unerlässlich, um einen reibungslosen Datenaustausch zu ermöglichen. Eine Vielzahl von Systemen bringt Business One von Haus aus mit – bei allen Anpassungen stehen wir Ihnen gerne unterstützend zur Seite.
Fazit
Die Umstellung auf E-Rechnungen und insbesondere das Format XRechnung bietet Unternehmen nicht nur die Chance, ihre Prozesse zu optimieren, sondern auch einen Beitrag zur Nachhaltigkeit zu leisten.
Die Investition in eine moderne, digitale Rechnungsabwicklung zahlt sich langfristig durch Effizienzgewinne und Kosteneinsparungen aus.
Sprechen Sie uns einfach an!
Wir beraten Sie gerne und unverbindlich!
How To Guide XRechung
für SAP Business One
Eine umfangreiche Beschreibung zur Erstellung einer XRechnung in der deutschen Lokalisierung von SAP Business One finden Sie in diesem How To Guide.
Darin wird im Detail beschrieben, welche Einstellungen Sie innerhalb von SAP Business One für die Erstellung und Übertragung der XRechnung vornehmen müssen:
- Aktivierung Electronic Document Service
- Definition elektronische Belegnummernserie
- Import PEPPOL-relevanter Daten aus MS Excel
- Generisches Szenario für PEPPOL
- Import Wizard für Electronic Documents
- XRechnungs-relevante Artikel- und Geschäftspartner-Stammdaten
- Generierung und Export XRechnung
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erfahrener Partner für die digitale Transformation Ihres Betriebs
Seit 30 Jahren begleitet bob Systemlösungen Unternehmen auf ihrem Weg in die Digitalisierung. Wir wissen um die besonderen Bedürfnisse kleinerer Betriebe und unterstützen sie bei den Schritten zur Digitalisierung ihres KMU. Dabei achten wir auf die folgenden Aspekte:
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