Dokumentenmanagement für SAP Business One
Das DMS der Fa. CKS arbeitet vollintegriert!
Mehr Wissen, geringere Kosten und schnellerer Service durch integriertes Dokumentenmanagement. Tagtäglich erhalten und erzeugen wir immer mehr Briefe, Faxe, E-Mails, Schriftstücke und andere Dokumente. Es gelingt kaum noch, sie geordnet in Aktenordnern, auf PC, Festplatten und im E-Mailsystem abzulegen.
Machen Sie Schluss mit der Sucherei nach E-Mails, Briefen, Faxen!
Oftmals ist es nur sehr schwer möglich, nachzuvollziehen, wo die erhaltenen Dokumente und Informationen abgelegt wurden - und das obwohl diese durchaus wertvoll für die tägliche Arbeit sind und wesentliche Faktoren für den Erfolg unseres Unternehmens darstellen können!
Die Suche nach Informationen wird deutlich erschwert und von vielen Informationen ist nicht einmal bekannt, dass es sie im Unternehmen gibt. Trotz wachsender Informationsmenge fühlen sich die Mitarbeiter daher immer schlechter informiert.
Die elektronische Archivierung und ein angeschlossenes zentrales Dokumentenmanagement (DMS) machen wertvolle Informationen ganz leicht nutzbar - und beachten dabei automatisch Datenschutz und Zugriffsrechte!
Dokumente jeglicher Art und Herkunft werden in einem gemeinsamen Dokumenten-Pool abgelegt und lassen sich dort ganz einfach finden! Innerhalb kürzester Zeit können Sie dank ausgereifter und bewährter Technik vom Nutzen eines modernen Dokumentenmanagements profitieren. Mit der Integration des Dokumentenmanagementsystems CKS.DMS in SAP Business One bieten wir Ihnen die Möglichkeit, alle im Unternehmen vorkommenden Belege prozessorientiert zu archivieren und zentral verfügbar zu machen. Darüber hinaus können alle, von Ihnen innerhalb Ihrer betrieblichen Prozesse erstellten, Dokumente einfach per Knopfdruck automatisch archiviert werden.
Somit ist eine hohe Transparenz für die Kunden und Mitarbeiter gegeben, was zu einer schnellen Reaktionsfähigkeit auf dem sich ständig wandelnden Markt führt.
Ein System für alle Informationen
Zentraler Zugriff auf alle im Unternehmen vorhandenen Informationen - nach beliebigen Kriterien!
Die wichtigsten Leistungsmerkmale
auf einen Blick
GoBD-konform mit Verfahrensdokumentation
Eingangsrechnungen einscannen, digital ablegen und die Papierversion einfach im großen Karton aufbewahren! Was wie eine Traumvorstellung klingt, funktioniert mit einem professionellen DMS - und sogar den Steuerprüfer freut's, denn der hat alle Unterlagen digital direkt verfügbar!
Automatisierte Archivierung von unveränderbaren Belegen
Alle Ausgangsbelege und Papierdokumente landen ganz einfach und (fast) automatisch per Knopfdruck im DMS-Archiv - die digitalen Daten sogar komplett automatisiert. Dank einer Vielzahl an Möglichkeiten zur automatischen Ablage geht das aus allen Programmen!
E-Mail-Archivierung direkt aus Outlook heraus
Eingehende und ausgehende Mails werden projektbezogen und/oder kundenbezogen automatisch im DMS archiviert und sind auf Wunsch für alle MItarbeiter oder für ausgewählte Berechtigte jederzeit und vpn jedem Ort per Stichwortsuche abrufbar.
Vollintegrierte Verknüpfung mit SAP-Geschäftsvorgängen
Der Aufruf aller archivierten Dokumente zum aktuell geöffneten Vorgang in SAP ist eine erhebliche Erleichterung des Tagesgeschäftes. Alle Mails, Briefe, Faxe, Memos immer und überall zur Hand!
Archivierung von nicht-gebundenen Belege im Genehmigungsverfahren
Auch wenn das Dokument noch nicht finalisiert werden kann, ist eine Archivierung absolut sinnvoll. Durch die digitale Festschreibung ist so auch jederzeit der gesamte Entstehungs- und Änderungsprozess transparent nachvollziehbar.
Automatisierte Zuordnung in SAP durch QR-Code bzw. Barcode
Die Dokumente erhalten vor dem Scanvorgang einen QR- oder Barcode aufgeklebt, der in SAP einem Beleg zugeordnet werdne kann. Damit erfolgt die interne Zuordnung und Verknüpfung des gescannten Dokumentes vollkommen automatisch und ohne Störung
Den Überblick behalten durch effiziente Suche
Mit der ausgereiften Volltextsuche behalten Sie jederzeit den Überblick über Ihre Daten und finden stets die gewünschte Information - egal, ob in PDF, Scans, E-Mails, Buchungen oder anderen Datenquellen
Einfach überall nutzen durch die Cloud
Das CKS-Dokumentenmanagementsystem ist zu 100% cloudfähig, so dass Sie alle Informationen jederzeit und überall abrufen können. Auch ein gemeinsames Arbeiten ist problemlos möglich und alle Mitarbeiter sind immer auf dem aktuellsten Stand.
Immer flexibel und jederzeit erweiterbar
Ein DMS ist immer nur so gut, wie die Datenpflege erfolgt. Daher ist es bspw. möglich optional eine automatisierte Fremdbeleg-Erfassung oder eine Archivierung zu Chargen- und Seriennummern zu ergänzen. Ganz so, wie Sie es brauchen!
Ihre Vorteile
- Automatische Archivierung und Indizierung
- Direkter Aufruf von Dokumenten aus den SAP Dialogen
- Dokumentenzugriff auch ohne SAP Business One möglich
- Integrierte Konsistenzprüfung
- Einfache Administration und Konfiguration
- Vollständiges „Look & Feel“ von SAP Business One
- Geringe Recherchearbeit
- Kosten, Platz- & Ressourcen-Ersparnis
- Minimierung der Ablagezeiten
- Revisionssichere Archivierung
- Motivierte Mitarbeiter
- Höhere Kundenzufriedenheit
- Besserer Work- & Cashflow
- Mehrfachablagen werden vermieden
- Schnellere Abläufe durch verbesserten Informationsfluss
- Dokumente können parallel bearbeitet werden
- Falsch abgelegte, fehlgeleitete oder verlorene Akten sind passé
- u. v. m.
Möchten Sie mehr erfahren?
Alle Details zum Dokumenten-Management für SAP Business One und wie der schnelle Zugriff auf Dokumente, Belege und Dateien für Sie ortsunabhängig, abteilungsübergreifen, rechtssicher und automatisiert funktionieren kann, erfahren Sie ausführlich auf der Webseite des Herstellers ck.solution.
Die Themen automatische Belegerfassung, digitale Archivierung, elektronische Rechnungen, QR-Rechnungen, Fernzugriff und Automatisierung sowie viele mehr werden dort umfassend erklärt.
cks.DIGITAL 4.0 - DMS-Lösung für SAP Business One
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Michael Fleischer