
Lizenzen und Kosten
SAP Business One Kosten und Preisbeispiele für die Einführung
Vor jeder Einführung einer neuen Hardware- oder Software-Lösung steht - zu Recht! - die Frage nach den entstehenden Kosten.
Durch das Nutzungs- bzw. Berechtigungskonzept, das nach Starter-, Limited- und Professional-Nutzer unterscheidet, können die Lizenzgebühren für das SAP Business One ERP am jeweiligen Bedarf ausgerichtet und recht einfach anhand der SAP-Preisliste berechnet werden. Die effektiven Kosten für SAP Business One im Rahmen der Einführung bestehen neben den Lizenzkosten auch aus der Datenübernahme, der Installation und Einweisung, dem Projektmanagement und schließlich der Schulung der Anwender.
Welche Lizenzen bietet SAP Business One?

Starter User
Der Einstieg in die SAP B1 Welt als Komplettpaket
Erleben Sie die Vorteile einer kompletten Standardsoftware für einen günstigen Einstiegspreis für maximal 5 Benutzer.
Die ganzheitliche Anwendung beinhaltet die Module, die man als kleines/mittelständisches bzw. Start up-Unternehmen benötigt.
Mit der sogenannten Starter-Lizenz erhalten Sie einen leicht eingeschränkten Funktionsumfang.
1.140,- €/Arbeitsplatz

Limited User
Eingeschränkter Zugriff auf das ERP-System
Fachbereichsbezogene Lizenzierung
- CRM User: für Mitarbeiter, die im Außendienst oder Vertrieb arbeiten.
- Financials User: für Mitarbeiter in der Buchhaltung.
- Logistics User: für Mitarbeiter, die im Lager arbeiten.
Eine detaillierte Abgrenzung der Lizenzarten und der verknüpften Funktionsberechtigungen besprechen wir gerne mit Ihnen.
1.400,- €/Arbeitsplatz

Professional User
Vollzugriff auf alle Möglichkeiten
Das Lizenzmodell des SAP Business One Professional User wurde für Mitarbeiter konzipiert, die vollen Zugriff auf das SAP-System benötigen:
Bspw. Mitarbeiter, die in mehreren Bereichen tätig sind oder für leitende Positionen sowie für das Management.
Über ein Berechtigungskonzept können die hinterlegten Funktionen der Lizenz-Arten im Nachgang weiter eingeschränkt werden.
2.700,- €/Arbeitsplatz
Die Lizenzen im Vergleich
SAP Business One bietet tiefgehende Genehmigungs- und Berechtigungseinstellungen. Neben diesen Einstellungen können schon durch die Lizenzart detailiert Funktionen gesperrt werden und damit Kosten gespart werden. So erhalten Sie genau die Lizenz die Sie für Ihre Zwecke benötigen. Hier nun die Funktionen die in den verschieden Lizenz-Versionen verfügbar sind. Die Information kann in der aktuellsten Lizenzvergleichstabelle oder auch License Comparsion Chart entnommen werden. Die aktuellste Version der Tabelle können Sie jederzeit gerne bei uns Anfragen.
SAP B1 – welche Kosten entstehen?
Die Wahl der passenden Lizenz ist nur der erste Schritt. Bei der Integration von SAP Business One in den Geschäftsalltag entstehen weitere Kosten, die Sie einplanen sollten.
Die Implementierungskosten können einen signifikanten Teil der Gesamtkosten für die Einführung von SAP Business One ausmachen. Sie umfassen verschiedene Variablen wie die Größe und Komplexität des Unternehmens, die vorhandenen Systeme und Prozesse und die spezifischen Anforderungen, die für Ihr ERP-System berücksichtigt werden müssen. Aus diesem Grund können die Kosten von Unternehmen zu Unternehmen stark variieren. Typischerweise beinhaltet die Implementierung folgende Posten:
- Beratung: Bei der Einführung eines ERP-Systems handelt es sich um ein komplexes Vorhaben, das im Idealfall von einem erfahrenen Partner wie bob Systemlösungen betreut wird. Als etabliertes SAP-Systemhaus unterstützen wir Sie bei der Planung und begrenzen den Einrichtungsaufwand auf ein Minimum.
- Individualisierung: Unternehmen benötigen möglicherweise ein individuelles Set-up, um SAP Business One optimal an die Geschäftsprozesse anzupassen. Das kann beispielsweise die Entwicklung und Konfiguration von benutzerdefinierten Funktionen, Berichten oder Workflows umfassen.
- Datenmigration: Die Übertragung von bestehenden Daten aus früheren Systemen in SAP Business One bedarf spezieller Tools und Expertise. Die Kosten für die Datenmigration hängen von der Menge und Komplexität der Daten sowie den Datenquellen ab.
- Projektmanagement: Die Implementierung von SAP Business One erfordert eine sorgfältige Planung, Koordination und Überwachung des gesamten Projekts. Die Kosten für das Projektmanagement umfassen die Zeit und Ressourcen, die für die Organisation und Durchführung des Implementierungsprozesses aufgewendet werden.
Eine umfangreiche Schulung Ihrer Mitarbeiter ist ein wesentlicher Bestandteil bei der Einführung von SAP Business One. Dazu gehören nicht nur die direkten Ausgaben für Weiterbildungsprogramme und Kurse, sondern auch potenzielle indirekte Kosten wie Produktivitätsverluste während der Schulungszeit. Dennoch ist die Investition in Ihre Belegschaft von entscheidender Bedeutung, denn nur so stellen Sie eine effiziente Arbeitsweise mit SAP Business One sicher.
Effektiv geschulte Mitarbeiter können die Funktionen und Möglichkeiten von SAP Business One optimal nutzen. Sie sind in der Lage, die Software effizienter zu bedienen, Prozesse zu optimieren und Fehler zu minimieren. Darüber hinaus trägt eine Schulung dazu bei, Widerstände gegenüber der Veränderung zu reduzieren und das Engagement des Personals für das neue System zu stärken. Gut geschulte Mitarbeiter fühlen sich in ihrer Rolle sicherer und sind eher bereit, neue Arbeitsweisen zu akzeptieren und zu integrieren.
SAP Business One Kosten – Cloud oder On-Premise?
Sobald SAP Business One in Ihren Geschäftsalltag integriert und die Mitarbeiter auf den Umstieg vorbereitet wurden, fallen weitere Betriebs- und Wartungskosten an. Diese halten sich jedoch in Grenzen. In der Regel decken sie den technischen Support und den Zugriff auf regelmäßige Updates ab. Viel ausschlaggebender ist die Antwort auf die Frage, ob Sie SAP Business One On-Premise oder in der Cloud betreiben wollen. Folgende Aspekte sollten Sie dabei berücksichtigen:
On-Premise
- einmaliger Lizenzpreis
- Anwender muss die Hardware selbst bereitstellen und die Betriebskosten tragen
- Updates und neue Releases werden vom Anwender selbst vor Ort installiert
- Erweiterung durch den Nachkauf von Lizenzen und Hardware möglich
Cloud
- Abonnement mit regelmäßigen Kosten
- Anwender greift über das Internet auf die Software beim Dienstleister zu
- Updates und neue Releases werden vom Dienstleister bereitgestellt
- Lizenzen können bei Bedarf hinzugefügt oder abbestellt werden
Die effektiven Kosten für ein SAP Business One-Projekt
Neben den Lizenzkosten sollte ein möglicher Anpassungsaufwand durch unternehmensspezifische Besonderheiten und die folgenen Posten und Positionen bei der Budget- und Projektplanung berücksichtigt werden.
- Anzahl der benötigten Anwenderlizenzen (User)
- Kosten für eine Übernahme Ihrer bestehenden Daten
- Aufwand für die unternehmensinterne Projektkoordination
- Anwender-Schulungen
In der folgenden Grafik finden Sie die unterschiedlichen Varianten und Kosten für einen Arbeitsplatz/User.
Die Varianten gelten jeweils für einen Kassenplatz und eine Webshopanbindung. Falls mehrere Kassen oder weitere E-Commerce-Anbindungen gewünscht sind, werden diese gesondert angeboten.
Kleines Unternehmen
Beispielszenario:
Ein kleines Unternehmen mit jährlichen Einnahmen von rund 2 Millionen Euro entscheidet sich für SAP als umfassende Lösung für alle Anwendungen und Einsatzzwecke. Mit der Lösung soll ein deutlich besserer und einfacherer Zugriff auf alle Kundendaten, Aufträge, Warenbestände und die Buchhaltung realisiert werden.
- Das Unternehmen benötigt vier Anwenderlizenzen.
- Für die Abdeckung der Anforderungen genügt eine einfache Konfiguration der grundlegenden Verkaufs- und Finanzvorgänge.
- Eine maßgeschneiderte Anpassung der Funktionen, aufwendige Datenübernahme oder -integration entfallen.
- Es sind keine zusätzlichen AddOns notwendig
Kosten für Einführung und Lizenzen: ca. 15.000 Euro
Mittelstand
Beispielszenario:
Ein Großhändler mit 10 Millionen Euro Jahresumsatz ist über die Grenzen seiner bestehenden Software hinausgewachsen und entscheidet sich für SAP, denn das Unternehmen benötigt eine einzige integrierte Anwendung.
- Acht Anwender in diversen Bereichen sollen mit dem System arbeiten.
- Die Konfiguration beinhaltet die Module für Einkauf, Verkauf, CRM, Lagerwirtschaft und das gesamte Finanzwesen.
- Es wird ein entsprechendes Berechtigungskonzept für die Nutzung der jeweiligen Anwendungen abgebildet werden.
- Standardberichte und Formulare sowie die Anwenderschnittstelle werden angepasst
- Die Stammdaten werden aus dem Altsystem importiert, die Kontakte mit Daten in Microsoft Outlook synchronisiert
Kosten für Einführung und Lizenzen: ca. 60.000 - 80.000 Euro
Das Starter Package
Der Einstieg in die SAP B1 Welt als Komplettpaket.
Erleben Sie die Vorteile einer kompletten Standardsoftware für einen günstigen Einstiegspreis. Das Angebot umfasst:
- Eine Starter-Lizenz für Business One (gegen Aufpreis auf bis zu 5 Lizenzen erweiterbar, zzgl. MS-SQL-Lizenzen)
- 3 Tage Workshop inklusive Installation, Basiseinrichtung der Software und Basisschulung
- Zugriff auf Online-Schulungsmaterial und das SAP Kundenportal
- Zur Wissensvertiefung das kostenlose SAP eBook "SAP to go"
- Kurzfristige Einrichtung! Innerhalb von 2-4 Wochen verfügbar!
- Für die ersten 3 Monate Parallel-Zugriff auf ein bob Testsystem zum Ausprobieren und Vergleichen von Funktionalitäten
- Optionaler Erwerb des Schulungs- und Nachschlagewerks "SAP Business One: Das Praxishandbuch" von SAP Press
Alternativ kann im Rahmen des Starter Package auch nur eine Lizenz ohne weitere Dienstleistung für 1.140,- € bestellt werden. Das Angebot kann auf maximal 5 Nutzer erweitert werden. Die Wartungspauschale pro zusätzlichen Benutzer erhöht sich um 19 € im Monat.
Die Microsoft-SQL-Lizenz kann zusätzlich für 175 Euro pro Benutzer erworben werden. Dadurch erhöht sich die monatliche Wartungspauschale um 2,92 Euro.

Wir erstellen Ihnen gerne ein individuelle und unverbindliches Angebot zur Einführung von SAP B1. Nehmen Sie einfach unverbindlich Kontakt zu uns auf oder rufen Sie uns an.

Unser Tipp: Leasing
Die etwas andere "Cloud-Lösung"
In Zusammenarbeit mit unserem Leasing-Partner MMV-Leasing und Hosting-Dienstleistern bietet wir Ihnen die Möglichkeit, die Einführung von SAP Business One über ein Unternehmensleasing zu finanzieren.
Dies schafft neben einer erprobten und sicheren Konfiguration den finanziellen Spielraum für weiteres Wachstum und Investitionen.
Nutzen Sie unser nebenstehendes Kontakt-Formular oder rufen Sie uns einfach an - wir erklären Ihnen gerne alle Details!
SAP Business One – langfristig Kosten sparen
Trotz der Kosten lohnt sich der Umstieg auf SAP Business One für viele Unternehmen – auch für KMU. Eine langfristige Kosten-Nutzen-Analyse kann Sie bei Ihrer Entscheidung unterstützen. Vor allem die anfänglichen Investitionen für die Implementierung und den Betrieb von SAP Business One können abschreckend wirken. Sobald Sie aber die potenziellen Einsparungen durch verbesserte Effizienz und reduzierte Betriebskosten gegenrechnen, zeigt sich oft ein ganz anderes Bild.
Die Investition in ein leistungsfähiges ERP-System verschafft Ihrem Unternehmen einen entscheidenden Wettbewerbsvorteil und liefert ein solides Fundament für Wachstum und Innovation. SAP Business One punktet auch in Sachen Zukunftssicherheit durch seine hervorragende Skalierbarkeit . So können Sie das ERP-System an das Wachstum Ihres Unternehmens anpassen und schnell auf wechselnde Marktgegebenheiten reagieren.
Jetzt effizient durchstarten – mit SAP Business One und bob Systemlösungen
Die Auswahl des richtigen Implementierungspartners und die adäquate Schulung und Unterstützung Ihrer Mitarbeiter sind entscheidend für den Erfolg Ihres SAP-Business-One-Projekts. Bei bob Systemlösungen erhalten Sie das Komplettpaket aus einer Hand. Mit über 30 Jahren Erfahrung in den unterschiedlichsten Branchen rüsten wir auch Ihr Unternehmen für die Zukunft auf.
Als zertifizierter SAP-Partner sorgen wir für eine unkomplizierte und fehlerfreie Implementierung des ERP-Systems in Ihrem KMU. Sie erhalten ein nahtlos integriertes ERP-System, das individuell auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten ist und dank unseres effizienten Vorgehens amortisiert sich Ihre Investition schon nach kurzer Zeit.

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Bastian Lauterbach