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Kassen und Kassensysteme für SAP Business One

Alle Vorgänge aller Filialen zentral im Blick

Das für den Einzelhandel entwickelte Kassensystem deckt alle Anforderungen an ein professionelles Verkaufsmanagement am Point of Sale ab.  Neben der Berücksichtigung der gesetzlichen Vorgaben an die Aufbewahrung digitaler Unterlagen bei Bargeschäften leistet POS 4 SBO jedoch noch deutlich mehr!
 

POS 4 SBO - Das Kassen-Multitalent ...

  • vernetzt mehrere Kassen in der Filiale
  • unterstützt alle gängigen Zahlungsarten, Rückgaben, Gutscheinverkäufe, Gutschriften oder Rabattaktionen
  • bietet umfangreiche Zusatzfunktionen beispielsweise für die Inventur, den Wareneingang, Umlagerungen aus anderen Filialen oder Belege
  • unterstützt Einzel-Shops, Filialbetrieb und Offlinemodus (z.B. auf Messen).
  • verbindet sich mit der Zentrale und integriert sich in die Finanzbuchhaltung und Lagerfunktion von SAP Business One.
  • bietet einen Überblick über alle Informationen des POS Netzwerks.
  • wird in Verbindung mit SAP Business One allen Anforderungen an ein modernes Verkaufsmanagement gerecht.
  • hat einen professionellen Support bei Problemen und gewährleistet durch Updates die Sicherheit der Investition.
  • ist durch den modularen Aufbau hoch skalierbar.
  • läuft auch auf bestehenden Altsystemen - neue Kassenhardware ist nicht zwingend erforderlich!

... ist auch als mobile Anwendung erhältlich!

Unter dem Namen POS 4 SBO Mobile ist unser Kassensystem auch für Tablets mit Windows Betriebssystem erhältlich!

Die Mobilversion bietet einen nahezu identischen Funktionsumfang wie das stationäre System und eignet sich insbesondere für den Einsatz in Bars, Restaurants, Fotostudios und vielen anderen Orten, an denen es nicht zwingend einen zentralen Ort geben kann oder geben muss, an dem das Kassensystem steht oder an dem Kunden ganz einfach mobil bedient werden können bzw. müssen.

 

Merkmale und Funktionen

 

  • kostengünstige und schnelle Einführung

  • intuitive Bedienung per Tastatur, Maus, Scanner oder Touchscreen

  • einfach erlernbares Kassensystem

  • Integration von Berechtigungskonzepten für unterschiedliche Benutzer

  • Unterstützung von mobilen Geräten und Offline Betrieb

  • Revisionssicherheit durch Weiterentwicklung und Service

  • Alle gängigen Zahlungsmethoden

  • SAP zertifiziert

  • GDPdU und GoBD konform

  • Abbildung von Brutto- und Nettopreisen oder einem Mischbetrieb
  • Angebot/Auftrag/Lieferschein
  • Aufdruck von Barcodes auf Rechnungen und Bons
  • Ausleihe/Rückgabe
  • Berechtigungssteuerung der Kassenuser (Anzeige der für den jeweiligen Nutzer freigegebenen Funktionen)
  • Eingabe von Profitcentern
  • Erfassung von Zusatzinformationen (Kopf/Fußtext),
  • Etikettendruck
  • Geschenkkorb-Funktion für individuelle Kundenpräsente mit Angabe von Bezeichnungen, Sonderpreisen, Stückzahlen
  • Gewährung von Skonto mit Begrenzung (z.B. maximal 3,5%)
  • Gutscheinabwicklung  über Barcodescan
  • Gutschrift mit Barauszahlung oder Gutschrift auf Kundensaldo
  • Individualisierung und Anpassung an kundenindividuelle Geschäftsprozesse über User Exits
  • Individueller Formulardruck
  • Inventur (permanent/Stichtag)
  • Kassenabschluss durch Druck von Tagesjournal/Tagessummen und Z-Bon
  • Kundenkarten und VIP-Karten zur Steigerung der Kundenbindung, z.B. Rabattsteuerung abhängig vom Jahresumsatz
  • Leergutannahme (Branche: Lebensmittel und Getränke)
  • Mehrwertsteuer-Rückerstattung (Tax Refund) für ausländische Kunden und Filialen in Grenznähe
  • Mitarbeiterausweise
  • Mobiler Verkauf mit Apple iPads und Übertragung der mobil erfassten Daten an Kassenplatz
  • OP Einzahlung/Auszahlung
  • Parkfunktion für begonnene Belegen zur späteren Fertigstellung
  • Pfand- und Leergutverrechnung (Branche: Lebensmittel und Getränke)
  • Schneller OP-Ausgleich durch Scan der Rechnungsnummer
  • Seriennummernerfassung
  • Simple Gutschrifterstellung durch Kopieren des Verkaufsbeleges
  • Stammdatenpflege für Kunden und Artikel
  • Übernahme/Anzeige von UDF‘s
  • Umlagerung von Artikeln zwischen Filialen bzw. Lagern
  • Unterstützung von Tank- und Flottenkarten, z.B. DKV, UTA und Shell (Branche: PKW- und LKW-Waschanlagen, Tankstellen)
  • Verkauf an namentlich bekannte Kunden aus SAP Business One GP-Stamm
  • Verkauf an Standard-Barkunde
  • Verkauf und Einlösung von Gutscheinen
  • Verkauf von Mischkästen (Branche: Lebensmittel und Getränke)
  • Verkauf von normalen und gekühlten Einzelflaschen (Branche: Lebensmittel und Getränke)
  • Verschiedene Rabattarten, z.B. Stammrabatt/Tagesrabatt für alle Verkäufe (Aktionen, wie z. B. „20 % auf alles, außer…“), Je Artikel auf Positionsebene, je Verkauf auf Kopfebene, je Kunde etc.
  • Verschiedene Zahlarten (Bar, EC, Rechnung, Anzahlung, Skonto usw.) mit Mischzahlung und automatischer Anbindung von EC-Terminals
  • Wareneingang
  • Zeiterfassung für Mitarbeiter
  • Automatischer Synchronisationsprozess für Stamm- und Bewegungsdaten zwischen dem zentralen SAP Business One und der Kasse; Lösung offiziell von SAP zertifiziert
  • Bedienung per Tastatur und/oder Maus sowie Scanner
  • Bedienung per Touch-Screen
  • Eindeutige ID je Kasse und Shop
  • Keine Beeinflussung der Arbeiten vor Ort oder des Serverbetriebs durch timergesteuerte Hintergrundverarbeitung
  • Stand-Alone-Betrieb der Kasse auch bei Unterbrechung der Netzverbindung möglich
  • Zentrale Konfiguration der einzelnen Kassen und Shops
  • Artikelsuche
  • Barcode–Scan, manuelle Suche der Artikelnummer, Hersteller, Gruppe, Bezeichnung1, Bezeichnung2 und optional nur Artikel mit Bestand mit Änderungsmöglichkeit und Zurückstellung
  • Bestandsübersicht je Artikel über alle definierten Lager bzw. Filialen
  • Kundennummer, Vorname, Nachname, Straße, PLZ, Ort mit Kundenanlage und Änderungsmöglichkeit und Zurückstellung
  • Kundensuche
     
  • Anzeige des letzten Vorganges
  • Einzahlung an Bank
  • Einzahlung an Kasse
  • Entnahme aus Kasse
  • Kassenzählung
  • Kopierfunktion für Belege
  • Möglichkeit zur Betragseingabe oder Stückelung bei allen Buchungsarten (Eingabe über Grafiksymbole oder Eingabefeld)
  • Nachdruckmöglichkeit
  • Übersicht Kassenbestand mit Soll/Ist-Angabe und Abweichungen
  • Übersicht nach Belegarten mit Filterfunktion über einen Zeitraum
  • Umfassende Protokollierung aller Aktionen + Systeminformationen
  • Verkaufsstatistik der Kunden über den jeweiligen Saldo und verkaufte Artikeln, sowie Übernahme von Artikel aus dieser Historie in einen neuen Verkauf
     

Hardware des POS-Systems

POS 4 SBO ist ein Windows-PC basiertes Kassensystem

Durch die Nutzung moderner Schnittstellen können nahezu alle gängigen Peripheriegeräte angebunden und die Investition somit abgesichert werden. Voraussetzung für den Einsatz ist die Installation von SAP Business One auf dem Server (Abgleich der Stammdaten).

Als Hardware genügt ein gängiger PC mit ausreichend Anschlussmöglichkeiten für die gewünschten Peripheriegerät. Folgende beispielhafte Auflistung ist als Hardwarekomponente für das Kassensystem empfohlen:
 

  • Scanner

    Durch den Einsatz eines Standard-Scanners können die EAN-Barcodes der Hersteller oder die über POS 4 SBO gedruckten Etiketten zur schnellen Belegerfassung eingescannt werden. Unterstützt werden alle gängigen Handscanner. Bei einem Einsatz im Lebensmittelbereich können auch stationäre Geräte bzw. Tischeinbauscanner verwendet werden. auch die Interpretation von Waagenbarcodes (z.B. aus der Gemüseabteilung) mit Preis oder Gewicht ist möglich.

  • Kassenschublade

    POS 4 SBO unterstützt Kassenschubladen, die über einen USB-Öffner angesteuert werden. Somit ist es möglich, das Öffnen der Schublade direkt aus der Kasse zu steuern, abhängig von bestimmten Funktionen (z.B. öffnen bei Barzahlung, nicht öffnen bei EC-Zahlung). Optional kann die Kassenschublade auch über den Bondrucker angesteuert werden.

  • Touch-Screen

    Die Touch-Oberfläche der Kasse kann auf allen Touch-Screens bedient werden, z.B. auf Geräten von ELO, HP oder AURES (siehe unten).

  • Bon-Drucker / DIN A4 Drucker

    Es können alle gängigen Bon Drucker verwendet werden. Diese müssen lediglich in der Windows-Druckersteuerung mit den entsprechenden Treibern hinterlegt sein. Jedes Kassenformular (z.B. Quittung) kann sowohl als Bon oder als Din A4 Formular hinterlegt werden.

  • Kundendisplay und Unterschriften-Pads

    Beim Kassenstart kann auf dem Kundendisplay ein individueller Text ausgegeben werden (2 Zeilen à 20 Zeichen). Beim Verkaufsvorgang werden die hinzugefügten Artikel angezeigt und beim Belegabschluss die Zahlungsinformationen. Optional kann ein weiterer Text beim Sperren der Kasse angezeigt werden, z.B. "Kasse geschlossen". Auch Unterschriften-Pads werden unterstützt.

  • EC-Terminal

    Über die ZVT-Schnittstelle können EC-Terminals angebunden werden. Die Kasse übergibt die Zahlinformationen an das Terminal. Dadurch werden Übertragungsfehler komplett ausgeschlossen.

 

Fragen und Antworten zur Kassensicherungsverordnung

Hier haben wir für Sie die häufigsten Fragen zur KassenSichV aufgeführt:

Durch die seit dem 1. Januar 2020 in Deutschland geltende Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) sollen Transaktionen an Registrierkassen manipulationssicher und sämtliche Geschäftsvorfälle für die Finanzbehörden steuerrechtlich korrekt nachvollziehbar gemacht werden.

Die KassenSichV beinhaltet zunächst die Belegausgabepflicht. Seit dem 1. Januar 2020 ist es verpflichtend, Kassenbelege an alle Kunden auszugeben. Die Belegausgabe kann in Papierform oder mit Zustimmung des Belegempfängers elektronisch erfolgen. Ob der Kunde den Beleg mitnimmt, ist irrelevant. Alle in den Filialen im Einsatz befindlichen Kassen müssen zudem dem Finanzamt gemeldet werden. Auch die Anschaffung und Außerbetriebnahme sind dem Finanzamt innerhalb eines Monats zu melden. Die Meldung hat auf einem amtlich vorgeschriebenen Vordruck zu erfolgen und jede Kasse ist einzeln zu melden (Hinweis: Der amtliche Vordruck ist noch nicht im ELSTER-Portal verfügbar). Hauptbestandteile der KassenSichV sind die technische Sicherheitseinrichtung sowie die digitale Schnittstelle der Finanzverwaltung

Die DSFinV-K ermöglicht dem Finanzamt eine tiefergehende Prüfung von Kassentransaktionen. Im Rahmen der Aufbewahrungsfristen ist neben dem Export der durch die TSE gesicherten Daten auch ein DSFinV-K Export vorzuhalten. DSFinV-K bezeichnet die Schnittstellenbeschreibung für den Datenexport aus elektronischen Aufzeichnungssystemen für die Datenträgerüberlassung im Rahmen von (unangekündigten) Kassennachschauen und Betriebsprüfungen.

Kassenkunden sollten sich zeitnah mit bob Systemlösungen in Verbindung setzen, um ihre microSD-Karten vorzubestellen und die Implementierung der TSE und DSFinV-K zu beauftragen. Außerdem sollten Kassenkunden mit Blick auf die Wichtigkeit der Verfahrensanweisung prüfen, ob die Dokumentation ihrer betrieblichen Abläufe sowie der eingesetzten Software- und Hardwarekomponenten vollständig ist. Auf Anfrage unterbreitet bob Systemlösungen Kassenkunden diesbezüglich gerne ein Angebot. Im Rahmen eines Workshops wird die beim Kunden vorhandene Dokumentation geprüft und erörtert, welche Ergänzungen vorzunehmen sind. Auch eine Unterstützung bei der Erstellung von Ablaufplänen in Form einer Verfahrensanweisung ist möglich.

Die technische Sicherheitseinrichtung (TSE) setzt sich im Kern aus drei Komponenten zusammen. Das Sicherheitsmodul (1) sorgt dafür, dass alle Kasseneingaben protokolliert und nicht unerkannt verändert werden können. Auf dem Speichermedium (2) werden die Einzelaufzeichnungen für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist gespeichert. Die einheitliche digitale Schnittstelle (3) gewährleistet die Datenübertragung für Prüfungszwecke. Jeder Kassenvorgang wird an die TSE gesendet. Durch die TSE bekommt jeder Kassenvorgang einen Sicherheitsschlüssel. Im Anschluss wird die Buchung archiviert und zurück an die Kasse geschickt. Durch die Verschlüsselung sind nachträgliche Veränderungen ausgeschlossen. Bis zum 30. September 2020 müssen alle Kassen mit einer vom BSI zertifizierten TSE verbunden sein.

Die Verfahrensdokumentation ist bereits gemäß GoBD verpflichtend und sollte zunächst eine allgemeine Beschreibung des Betriebs samt Branche, Zielsetzung und Einsatzbereich enthalten. Weiterhin sind Erfassung, Empfang, Digitalisierung, Verarbeitung, Ausgabe und Aufbewahrung von Kassendaten, Belegen und Dokumenten zu erläutern. Darüber hinaus muss die Verfahrensanweisung eine Anwenderdokumentation, eine technische Systemdokumentation sowie eine Betriebsdokumentation umfassen. Wichtig ist zudem, organisatorische Sachverhalte zu beschreiben. Dazu zählen z.B. die Zuständigkeit und der Schulungsstand der Mitarbeiter, der Ablauf der Kassenführung und der Umgang mit Fehlbeträgen.

Ja, die bob Kassenlösung erfüllt die oben genannten Anforderungen der KassenSichV. Im Hinblick auf die technische Sicherheitseinrichtung setzt bob Systemlösungen auf die vom BSI zertifizierte Hardware-TSE der Bundesdruckerei. Diese wird in Form einer microSD-Karte an die Kasse angebunden. Der interne Speicher des Hardware-Moduls umfasst 8 GB, hat Platz für etwa 20 Mio. Signaturen und ist bis zur vorgeschriebenen Rezertifizierung nach fünf Jahren einsatzfähig.

Seit 1. Juli 2020 läuft die TSE-Prototyp-Phase bei ausgewählten POS4SBO-Kunden.

Haben Sie Fragen zum Thema Kassensystem?

Werden Sie Teil der großen bob-Familie und profitieren Sie von unserer Erfahrung!

Ich berate Sie gerne:
Gavin Stollenwerk

Phone:+49 (0) 2235 / 92302-510
Fax:+49 (0) 2235 / 92302-310
E-Mail:g.stollenwerk@bobsys.com