Software für den Einkauf

Beschaffungsmanagement und Kostenkontrolle leicht gemacht

Beschaffung und Einkauf sind komplexe Tätigkeiten und von großer Bedeutung für jedes Unternehmen. Trotzdem hängt die Modernisierung in diesem Bereich noch zurück. Ob Einkaufs- und Zahlungsprozesse oder die Verwaltung von Belegen, Rechnungen und Retouren – erfahren Sie, wie Sie mit einer Software für den Einkauf Ihre Potenziale nutzen und welche Vorteile das Zusammenspiel mit den weiteren Funktionen eines ERP-Systems birgt.

Der Einkauf – was steckt dahinter?

Alle Prozesse, die mit dem Einkauf in Verbindung stehen, werden auch als Procurement bezeichnet. Grundsätzlich handelt es sich dabei um die Beschaffung von Waren, die später weiterverarbeitet oder weiterverkauft werden. Allerdings hat sich der Aufgabenbereich im Laufe der Zeit erweitert.

Heutzutage umfasst der Einkauf Rohstoffe, Betriebsmittel, Werkstoffe und Dienstleistungen – also alles, was für einen reibungslosen Geschäftsprozess notwendig ist. Zusätzlich sind viele weitere Prozesse damit verbunden: Wareneingänge erfordern die Aktualisierung der Lagerbestände, die Suche eines geeigneten Lagerplatzes und die Kontrolle von Belegen, Rechnungen und Überweisungen. Und bevor überhaupt Lieferanten ausgewählt und Verhandlungen geführt werden, ist eine Bedarfsermittlung erforderlich. Grundsätzlich teilt sich der Einkauf in zwei Teilbereiche auf:

Operativer Einkauf
Der operative Einkauf befasst sich vor allem mit Routineaufgaben. Das beinhaltet den Kontakt mit Lieferanten, die Bedarfsermittlung, die Disposition, die Abwicklung von Bestellungen und die Stammdatenpflege.
Strategischer Einkauf
Ziel des strategischen Einkaufs ist die Entwicklung einer langfristigen Strategie. Dazu zählen die Beschaffung neuer Lieferanten, Preisverhandlungen und die Verwaltung der Lagerhaltung.

Software für den Einkauf – so kann sie unterstützen

Eine leistungsstarke Software für den Einkauf verschlankt die Prozesse im Tagesgeschäft. So stehen Ihnen mehr Kapazitäten und Potenziale zur Kosteneinsparung zur Verfügung. Der Nutzen kann sich je nach Unternehmen und Branche unterscheiden. Grundsätzlich profitieren die Anwender aber von folgenden Funktionen und Vorteilen:

Automatisierung von Aufgaben

Durch die Verwendung einer Einkaufssoftware automatisieren Sie eine Vielzahl von Aufgaben – beispielsweise die Überwachung von Beständen, die Bestellung von Materialien oder die Verwaltung von Lieferanten.

Verbesserte Lieferantenbeziehungen

Mit einer Software für den Einkauf haben Sie wichtige Kennzahlen wie die Lieferantenleistung, die Qualitätsstandards und die Preise stets im Blick. So vereinfachen Sie die Zusammenarbeit und erzielen bessere Verhandlungsbedingungen.

Kosteneinsparungen

Unternehmen senken die Kosten, indem sie Prozesse verschlanken und den Einkauf von Materialien und Dienstleistungen rationalisieren. Auch unnötige Ausgaben – verursacht durch falsch kalkulierte Bestellmengen – werden reduziert.

Analyse- und Berichtsfunktionen

Eine Software für den Einkauf liefert wertvolle Daten, die zur langfristigen Verbesserung der Einkaufsstrategie beitragen. Treffen Sie bessere Entscheidungen und optimieren Sie Ihre Geschäftsprozesse kontinuierlich.

Die Nutzungsmöglichkeiten sprechen für sich und doch greifen viele Betriebe im Einkauf noch nicht auf die neuesten Mittel zurück. Eine große Chance für Sie – denn so können Sie sich schnell den entscheidenden Wettbewerbsvorteil sichern und mehr Kunden gewinnen.

Einkaufssoftware – integriert im ERP-System

Software für den Einkauf existiert in verschiedenen Varianten. Es gibt reine Beschaffungsplattformen, die sich ausschließlich auf den Einkauf konzentrieren. Solche Tools bieten weitreichende Unterstützung für den Einkauf, decken aber keine weiteren Geschäftsprozesse ab. Aus diesem Grund greifen Unternehmen lieber auf ein ERP-System zurück, das mit seinem ganzheitlichen Ansatz Module für den Einkauf und zahlreiche andere Abteilungen bereitstellt.

Schließlich entfaltet die Digitalisierung ihr volles Potenzial erst, wenn sie vollumfänglich stattfindet. Nehmen wir als Beispiel den Einkauf. Hier grenzen andere Bereiche wie die Materialbedarfsplanung, die Lagerverwaltung und das Rechnungswesen an. Mit einem ERP-System erfolgt der Informations- und Datenaustausch nahezu automatisch. Das erleichtert die Zusammenarbeit, spart Zeit und Ressourcen und verringert die Fehleranfälligkeit.

Einkauf und Materialbedarfsplanung auf Sie zugeschnitten

Sie wollen komplexe Prozesse vom Einkauf bis hin zur Bestandskontrolle transparent abbilden? Wir haben die passende Lösung für Sie. Bei SAP Business One handelt es sich um ein ERP-System – vollgepackt mit relevanten Funktionen für kleine und mittelständische Unternehmen. Es bietet Ihnen die Möglichkeit, sich schnell einen Überblick zu verschaffen und alle Prozesse live zu verfolgen – sowohl beim Einkauf als auch in vielen weiteren Bereichen wie:

Management und Administration
Rechnungswesen und Finanzen
Lagerverwaltung und Logistik
Produktion und Handel
Vertrieb und Service
Projektmanagement

Es ist jedoch nicht von der Hand zu weisen, dass der Umstieg einige Einstiegshürden mit sich bringt. Die Digitalisierung erfordert die Umstellung bestehender Unternehmensprozesse, die Schulung des Personals und die laufende Betreuung des Systems. Umso wichtiger ist ein erfahrener Partner, der Sie bei der Einführung unterstützt und auch anschließend betreut.

bob Systemlösungen bringt das nötige Know-how mit. Mit mehr als 30 Jahren Erfahrung in verschiedenen Branchen wissen wir, wie wir Leistungssteigerungen und messbare Verbesserungen erzielen. Dabei setzen wir auf einen bewährten Projektprozess und maßgeschneiderte Softwarelösungen, die wir auf Ihre Bedürfnisse und Anforderungen abstimmen.

SAP Business One – Funktionen für den Einkauf im Überblick

Unser ERP-System umfasst viele praktische Funktionen, mit denen Sie sämtliche Einkaufs- und Zahlungsprozesse vereinfachen. Profitieren Sie von Beginn an von der zentralen Datenverwaltung und dem integrierten MRP-System. Erfahren Sie mehr über die Funktionen im Überblick:

verlässliche Prognosen, mit denen Sie unnötige Kosten vermeiden und Ihren Lagerplatz effizient nutzen
zentral hinterlegte Stammdaten, Preislisten und Lieferantenrabatte
Umwandlung von Kundenaufträgen in Bestellungen mit den benötigten Materialien
Bündelung des Wareneingangs mit Aktualisierung des Lagerbestands in Echtzeit
automatisierte Erstellung von Kreditorenrechnungen inklusive Aktualisierung der zugehörigen Konten, Zahlungsbedingungen und Fälligkeitstermine
integrierte Retourenfunktion für die Abwicklung von Rücksendungen mit automatischer Anpassung des Bestands und des Kreditorensaldo im System

Mit der Abdeckung aller Prozesse von der Bedarfsplanung über die Bestellung bis hin zur Lagerlogistik verschlankt unsere Software für den Einkauf den gesamten Workflow. Das ermöglicht Ihnen nicht nur eine bessere Kostenkontrolle, sondern erleichtert auch die termingerechte Produktion und steigert die Kundenzufriedenheit.

Unsere Module für noch mehr Vorteile

Das ERP-System ergänzen wir mit unserer bob ShopSuite – unserer Multi-Channel-Software für SAP Business One. Sie ist direkt mit dem System verknüpft und dient als Schnittstelle zu weiteren externen Diensten. So können Sie den Funktionsumfang mit unseren Modulen nach Bedarf erweitern und das System mit Ihrem Unternehmen wachsen lassen.

Das Modul für Einkauf und Disposition erweitert die Möglichkeiten des Bestellwesens von SAP Business One. Es richtet sich an Betriebe mit umfangreichen Lagerkapazitäten, die auf eine bedarfsgerechte Planung und Verwaltung angewiesen sind. Ermitteln Sie die optimale Bestellmenge für jeden Artikel, legen Sie Eindeck- und Verbrauchszeiträume fest und managen Sie Bestellungen und Lieferanten. So optimieren Sie Ihre Bestandsführung – digital, strategisch und kosteneffizient.

Ebenfalls praktisch ist die Lagerlogistik für SAP Business One. Steigen Sie auf die mobile Erfassung um und sparen Sie wertvolle Zeit bei der Einlagerung, Entnahme und Umlagerung von Artikeln. Dank integriertem Artikelmanagement haben Ihre Mitarbeiter direkt vor Ort Zugriff auf alle wichtigen Daten und können sofort auf Veränderungen reagieren.