ShopSuite Refunds

Rückzahlungsmanagement für SAP Business One

Das Rückzahlungsmanagement als Bestandteil der bob ShopSuite ermöglicht eine einfache und nachvollziehbare manuelle Rücküberweisung der Gelder, die im Tagesgeschäft aus Gutschriften, Überzahlungen oder geänderten Vorkassenrechnungen entstehen.

Wie entstehen Rückzahlungsforderungen (Refunds)?

Verschiedenste Vorgänge führen zu Rückzahlungsanforderungen. Insbesondere im b2c Onlinehandel werden die Anforderungen durch unterschiedliche Provider und die hohe Kulanz bei Reklamationen sowie nachträgliche Auftragsänderungen immer anspruchsvoller. Refunds können so u.a. entstehen durch:

Gutschriften

...aus täglicher logistischer Abwicklung bei Waren-retouren bzw. aufgrund von Reklamationen ohne Warenbewegungen

Möglichkeiten zum Ausgleich:

Rückzahlung der Gutschriften
Auswahl der Gutschrift

Nachträgliche Auftragsänderung

...oder Änderung der Bestellmenge im Kundenkontakt, hierdurch sind die Vorabzahlungen höher als der Auftragswert

Möglichkeiten zum Ausgleich:

Auswahl von Zahlung und Rechnung in ShopSuite Refunds ergibt eine Differenz zur Rückzahlung

Doppelüberweisung oder Überzahlung

... versehentliche Zahlungen sind also höher als Rechnung.

Möglichkeiten zum Ausgleich

Auswahl von Zahlung und Rechnung in ShopSuite Refunds ergibt eine Differenz zur Rückzahlung
Im Fall doppelter Zahlung Auswahl der doppelt gezahlten Eingangszahlung

Weitere Vorgänge

Jegliche nachträgliche Veränderung des Auftrages, die zu einer Differenz führen kann.

Möglichkeiten zum Ausgleich:

automatische Ermittlung der Gutschrifthöhe durch Auswahl der entsprechenden Dokumente oder
manuelle Eingabe der Gutschrifthöhe

Unterstützung bei Rückzahlung

Die Refunds-Lösung der bob ShopSuite ist flexibel für den organisatorischen Einsatz in allen beteiligten Fachbereichen des Unternehmens einsetzbar:

Innendienst / Kundenservice:

Bearbeitet die verschiedenen Vorgänge im direkten Kundenkontakt
Verantwortlich bei Auftragsänderungen und Stornos

Reklamationsabteilung

Erstellt Gutschriften im Reklamationsfall
Hat direkten Zugriff auf alle relevanten Dokumente

Buchhaltung:

Klärt komplexe Fälle bei größeren Konten
Löst Auszahlungen an die Provider aus
gewährleistet Vier-Augen-Prinzip

Rückzahlung anlegen

Durch einen einfachen Klick kann die Auswahl des zu bearbeitenden Vorgangs aufgerufen werden, wo - je nach erteilten Berechtigungen - nach Kundennummer, Kundenname (Suche über Textkürzel im BusinessOne-Kundennamen) oder einem Provider gefiltert werden kann. Die Ergebnisse werden übersichtlich und sortierbar nach Saldo, Währung, Aufträgen und Gutschriften angezeigt. Zusätzlich stehen die Informationen zu Zahlungsbedingung, IBAN, E-Mail, Höhe eines evtl. letzten Refunds und dem involvierten Payment Provider bereit.

Nach Selektion und Auswahl des entsprechenden Vorgangs werden alle relevanten Belege zur Beurteilung des Vorgangs dargestellt und es kann direkt eine Auszahlung erstellt und an den entsprechenden Payment Provider übermittelt werden.

Derzeit angebunden sind:

Rückzahlung prüfen und auslösen

Nach dem Ermitteln der Auszahlung wird diese in der Liste der "Transaktionen der Auszahlungen" angezeigt. Hier können die Details der Auszahlung im Vier-Augen-Prinzip nochmals zur Prüfung eingesehen werden.

Die Auszahlung wird ebenfalls automatisch in den jweiligen Providerbericht übertragen und kann dort wie gewohnt aktiviert bzw. ausgelöst werden.

Innerhalb der zugehörigen Kundeninfo kann im Reiter "Bankverbindung" eine bestehende Bankverbindung des Geschäftspartners ausgewählt und bearbeitet, eine neue Bankverbindung angelegt und die Standard-Bank festgelegt werden.

Storno ist noch möglich
Sofern eine Auszahlung unbeabsichtigt angelegt wurde oder sich eine erneute Änderung ergeben hat, kann die Auszahlung im Bericht "Offene Auszahlungen" storniert werden.

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