Dokumentenmanagement für SAP Business One
Einfach finden statt ewig suchen
Einfaches Rechnungsmanagement, zeitgemäße Buchhaltung sowie die leichte Auffindbarkeit von Dokumenten jeder Art sind die Hauptvorteile eines integrierten Dokumentenmanagements. Täglich erhalten und erzeugen wir immer mehr Briefe, Faxe, E-Mails, Schriftstücke und andere Dokumente. Es gelingt kaum noch, sie geordnet in Aktenordnern, auf PC, Festplatten und im E-Mailsystem abzulegen - und später auch auf Anhieb wieder zu finden.
Machen Sie Schluss mit der Sucherei nach Rechnungen, Dateien und Dokumenten
Oftmals ist es nur sehr schwer möglich, nachzuvollziehen, wo die erhaltenen Dokumente und Informationen abgelegt wurden und von vielen Informationen ist oft nicht einmal bekannt, dass sie überhaupt im Unternehmen vorhanden sind. Trotz wachsender Informationsmenge fühlen sich die Mitarbeiter daher immer schlechter informiert - und das obwohl diese Informationen durchaus wertvoll für die tägliche Arbeit sind und wesentliche Faktoren für den Erfolg des Unternehmens darstellen können!
Die elektronische Archivierung und ein angeschlossenes zentrales Dokumentenmanagement (DMS) machen wertvolle Informationen ganz leicht nutzbar, denn Dokumente jeglicher Art und Herkunft werden in einem gemeinsamen Dokumenten-Pool abgelegt und lassen sich dort ganz einfach finden - unter Beachtung von Datenschutz und Zugriffsrechten!
Durch die Anbindung verschiedener DMS-Systeme an SAP Business One bieten wir Ihnen die Möglichkeit, alle im Unternehmen vorkommenden Belege und die innerhalb Ihrer betrieblichen Prozesse erstellten Dokumente prozessorientiert zu archivieren und zentral verfügbar zu machen.
Somit ist eine hohe Transparenz für die Kunden und Mitarbeiter gegeben, was zu einer schnellen Reaktionsfähigkeit auf dem sich ständig wandelnden Markt führt.
Derzeit bieten wir Ihnen bereits die Anbindung an DM-Systeme der Firmen CKS, Candis und DocuWare. Weitere Schnittstellen sind aktuell in der Projektierung, da dieser Bereich immer wichtiger für eine effektive und effiziente tägliche Zusammenarbeit wird.
Zentraler Zugriff auf alle im Unternehmen vorhandenen Informationen
Ein System für alle Dateien - nach beliebigen Kriterien!
Die wichtigsten Leistungsmerkmale
auf einen Blick
GoBD-konform mit Verfahrensdokumentation
Eingangsrechnungen einscannen, digital ablegen und die Papierversion einfach im großen Karton aufbewahren! Was wie eine Traumvorstellung klingt, funktioniert mit einem professionellen DMS - und sogar den Steuerprüfer freut's, denn der hat alle Unterlagen digital direkt verfügbar!
Automatisierte Archivierung von unveränderbaren Belegen
Alle Ausgangsbelege und Papierdokumente landen ganz einfach und (fast) automatisch per Knopfdruck im DMS-Archiv - die digitalen Daten sogar komplett automatisiert. Dank einer Vielzahl an Möglichkeiten zur automatischen Ablage geht das aus allen Programmen!
E-Mail-Archivierung direkt aus Outlook heraus
Eingehende und ausgehende Mails werden projektbezogen und/oder kundenbezogen automatisch im DMS archiviert und sind auf Wunsch für alle MItarbeiter oder für ausgewählte Berechtigte jederzeit und vpn jedem Ort per Stichwortsuche abrufbar.
Vollintegrierte Verknüpfung mit SAP-Geschäftsvorgängen
Der Aufruf aller archivierten Dokumente zum aktuell geöffneten Vorgang in SAP ist eine erhebliche Erleichterung des Tagesgeschäftes. Alle Mails, Briefe, Faxe, Memos immer und überall zur Hand!
Archivierung von nicht-gebundenen Belege im Genehmigungsverfahren
Auch wenn das Dokument noch nicht finalisiert werden kann, ist eine Archivierung absolut sinnvoll. Durch die digitale Festschreibung ist so auch jederzeit der gesamte Entstehungs- und Änderungsprozess transparent nachvollziehbar.
Automatisierte Zuordnung in SAP durch QR-Code bzw. Barcode
Die Dokumente erhalten vor dem Scanvorgang einen QR- oder Barcode aufgeklebt, der in SAP einem Beleg zugeordnet werdne kann. Damit erfolgt die interne Zuordnung und Verknüpfung des gescannten Dokumentes vollkommen automatisch und ohne Störung
Den Überblick behalten durch effiziente Suche
Mit der ausgereiften Volltextsuche behalten Sie jederzeit den Überblick über Ihre Daten und finden stets die gewünschte Information - egal, ob in PDF, Scans, E-Mails, Buchungen oder anderen Datenquellen
Einfach überall nutzen durch die Cloud
Das CKS-Dokumentenmanagementsystem ist zu 100% cloudfähig, so dass Sie alle Informationen jederzeit und überall abrufen können. Auch ein gemeinsames Arbeiten ist problemlos möglich und alle Mitarbeiter sind immer auf dem aktuellsten Stand.
Immer flexibel und jederzeit erweiterbar
Ein DMS ist immer nur so gut, wie die Datenpflege erfolgt. Daher ist es bspw. möglich optional eine automatisierte Fremdbeleg-Erfassung oder eine Archivierung zu Chargen- und Seriennummern zu ergänzen. Ganz so, wie Sie es brauchen!
Ihre Vorteile
- Automatische Archivierung und Indizierung
- Direkter Aufruf von Dokumenten aus den SAP Dialogen
- Dokumentenzugriff auch ohne SAP Business One möglich
- Integrierte Konsistenzprüfung
- Einfache Administration und Konfiguration
- Vollständiges „Look & Feel“ von SAP Business One
- Geringe Recherchearbeit
- Kosten, Platz- & Ressourcen-Ersparnis
- Minimierung der Ablagezeiten
- Revisionssichere Archivierung
- Motivierte Mitarbeiter
- Höhere Kundenzufriedenheit
- Besserer Work- & Cashflow
- Mehrfachablagen werden vermieden
- Schnellere Abläufe durch verbesserten Informationsfluss
- Dokumente können parallel bearbeitet werden
- Falsch abgelegte, fehlgeleitete oder verlorene Akten sind passé
- u. v. m.
Möchten Sie mehr erfahren?
Alle Details zu Dokumenten-Management-Systemen für SAP Business One und wie der schnelle Zugriff auf Dokumente, Belege und Dateien für Sie ortsunabhängig, rechtssicher und automatisiert funktionieren kann, erfahren Sie auf der Webseite der Hersteller.
Auch die automatische Belegerfassung, digitale Archivierung, elektronische Rechnungen, QR-Rechnungen, Fernzugriff und Automatisierung sowie vieles mehr werden ausführlich erklärt.
Wir bieten Schnittstellen und Integrationen zu den DMS-Systemen der folgenden Hersteller:
- DocuWare - DMS und Workflow-Automatisierung
- Candis - Vereinfache dein Rechnungsmanagement
- cks.DIGITAL 4.0 - DMS-Lösung für SAP Business One
- xSuite - Schnittstelle zu SAP B1
- Kendox - Weniger Papier, mehr Cloud
DocuWare
DMS und Workflow-Automatisierung
Work smarter – überall und jederzeit! Vereinfachen Sie Ihre Arbeit durch die Digitalisierung, Automatisierung und Transformation Ihrer wichtigsten Geschäftsprozesse.
Gestalten Sie Ihre Rechnungsverarbeitung schnell und präzise mit revisionssicherer Archivierung, Empfang und Versand von E-Rechnungen, automatisiertem Workflow für Rechnungen aller Art und voller Kontrolle und Transparenz.
Organisieren Sie alle Dokumente zentral und effizient, meistern Sie die Dokumentenflut und steigern Sie Ihr Tempo im Business durch optimal verfügbare Informationen, Zeit- und Aufwandsersparnis durch Automatisierung und eine sichere Archivierung und Datenschutz. Bringen Sie Übersicht in Ihre Verträge mit einer Vertragsverwaltung, die Klarheit schafft und rufen Sie Vertragsinhalte sekundenschnell ab. Automatische Workflows und Freigabeprozesse sowie eine sichere Archivierung und Transparenz sorgen für eine schnelle und effiziente Zusammenarbeit im Unternehmen.
Candis
Für eine zeitgemäße Buchhaltung
Candis automatisiert den Rechnungseingang und bringt alle digitalen Rechnungen zentral an einem Ort zusammen – in der Cloud. Hier werden sie automatisch ausgelesen, vorkontiert und auf Dubletten geprüft. Wenn alles korrekt ist, werden die Rechnugen im Anschluss automatisch an den individuellen Freigabeprozess übermittelt. Ganz einfach.
Das System erkennt zuverlässig alle relevanten Rechnungsinformationen und kümmert sich um die Vorkontierung, prüft alles und zeigt anschließend jede Unregelmäßigkeit auf. Zusätzlich erhalten alle am Workflow beteiligten Mitarbeitenden automatisierte Erinnerungen an ausstehende Freigaben. Damit sind eingehaltene Skonto- und Zahlungsfristen die Regel und mit der Filterfunktion können Sie aktuelle wie auch längst abgeschlossene Vorgänge lückenlos nachvollziehen.
Der automatische Rechnungsimport via E-Mail ist ebenso möglich, wie eine Datenerfassung mittels optischer Zeichenerkennung (OCR). Die Integration in SAP Business One sowie die Exportmöglichkeiten als XML, PDF oder CSV-Datei sowie der Empfang und Versand von E-Rechnungen ab 2025 ermöglichen eine Kommunikation ohne Einschränkungen.
cks.DIGITAL 4.0
Dokumente und Dateien verfügbar machen, automatisch erfassen und archivieren
cks.DIGITAL 4.0 ist eine umfassende DMS-Software, die nahtlos in SAP Business One integriert ist und zahlreiche nützliche Funktionen bietet. Dokumente, Belege und Dateien sind in Sekundenschnelle im gesamten Unternehmen verfügbar und die Verarbeitung von Fremdbelegen wie Rechnungen, Lieferscheinen, Kundenbestellungen und Zahlungsavisen werfolgt automatisiert. Zudem ermöglicht cks.DIGITAL 4.0 den Austausch elektronischer Rechnungen und Gutschriften mit Ihren Geschäftspartnern und sorgt für eine revisionssichere Archivierung sowohl eingehender Dokumente als auch von Ausgangsbelegen und SAP-Anhängen.
Dank cks.DMS finden Mitarbeiter archivierte Unterlagen schnell und können, je nach ihren Berechtigungen in SAP Business One, von überall darauf zugreifen. Dokumente können über persönliche Inboxen oder im Rahmen eines Genehmigungsverfahrens untereinander weitergereicht und bearbeitet werden. Änderungen an Dokumenten werden automatisch als neue Revisionen gespeichert.
xSuite
SAP B1-Schnittstelle zu xSuite - wir haben sie!
Sind Sie auf der Suche nach einer Anbindung von SAB Business One zu xSuite, um Rechnungen effizient verarbeiten zu können, Beschaffungsprozesse zu digitalisieren und ein HIghspeed-Archiv für alle ERP-Systeme nutzen zu können?
bobsys bietet Ihnen eine vollautomatische Schnittstelle zu xSuite! Erfahren Sie mehr bei unseren Kundenreferenzen von IRONMAXX.
Kendox
Weniger Papier, mehr Cloud! Ihr Vorsprung in der digitalen Welt.
Fü alle Anwender von Kendox übernehmen wir die vollautomatische Ausgangsarchivierung und Übergabe der Dokumente an das DMS. Weitere Funktionen sind auf Anfrage selbstverständlich ebvenfalls für dieses System verfügbar.
Haben Sie Fragen zum Thema Dokumenten-Management?
Werden Sie Teil der großen bob-Familie und profitieren Sie von unserer Erfahrung!
Ich berate Sie gerne:
Uwe Lembgen