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Was ist das passende ERP-System für Ihr mittelständisches Unternehmen?

ERP heißt Enterprise Resource Planning und bezeichnet ein IT-System, das sämtliche Bereiche eines Unternehmens direkt miteinander vernetzt und dafür eine zentrale Datenverwaltung verwendet. Laut Statista nutzten im Jahr 2021 bereits 81 Prozent aller mittelständischen Unternehmen ab 250 Mitarbeitern ein ERP-System, bei KMU von 50 bis 250 Angestellten waren es 62 Prozent. Die Digitalisierung nimmt besonders im Bereich der kleinen und mittelständischen Unternehmen Fahrt auf. Diese Entwicklung verwundert nicht, denn spätestens seit Beginn der Coronapandemie gehören digitale Prozesse zum Standard fast aller Branchen.

 

Welche Vorteile bringt das ERP für ein KMU?

Viele KMU scheuen sich vor der Anschaffung eines ERP-Systems: Die neue IT-Struktur hat ihren Preis. Außerdem fordert die Umstellung sowohl von der Geschäftsführung als auch von den Mitarbeitern Zeit und Energie. Manche Unternehmen fürchten die Abhängigkeit von einer komplexen Technik, zu deren Verwaltung sie selbst nicht in der Lage sind. Die Einwände sind nachvollziehbar – doch sie zählen zu den Vorurteilen gegenüber ERP-Systemen.

Ein ERP-System hat zahlreiche Vorzüge gegenüber einfachen Warenwirtschaftssystemen. Letztere regeln ausschließlich den Materialfluss und werden deshalb hauptsächlich von warenproduzierenden Unternehmen genutzt. Mit einer ERP-Lösung hingegen können alle Prozesse eines Unternehmens in ein und dasselbe System integriert werden. Sie kontrollieren also nicht nur Logistik, Disposition, Beschaffung oder Lagerhaltung, sondern sämtliche Aspekte der Ressourcenplanung.

Neben Handels- profitieren auch Dienstleistungsunternehmen von einem umfassenden ERP-System: Alle wertschöpfenden Abteilungen und Ebenen werden über eine zentrale Datenbank verknüpft. Die Gesamtlösung gewährleistet ein durchweg zentrales Management und eine Übersicht über alle Unternehmensprozesse. Der Informationsfluss zwischen Bereichen wie Vertrieb, Marketing, Personalwesen, Finanzen und Materialwirtschaft und die Dokumentation werden nicht nur gewährleistet, sondern auch optimiert.

Davon profitieren KMU in der Handels- sowie in der Dienstleistungsbranche. Die digitale Transformation durch ein ERP-System automatisiert bisher analoge Prozesse und verbessert sie. Das KMU wird effizienter und kann wachsen.

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Welche Herausforderungen hat die Digitalisierung für kleine und mittelständische Unternehmen?

Kleine und mittelständische Unternehmen gelten dann als solche, wenn sie im Jahr weniger als 50 Millionen Euro umsetzen und nicht mehr als 250 Mitarbeiter beschäftigen. Die Investition in ein neues IT-System kann einen enormen Posten für sie darstellen. Außerdem fehlt vielerorts das technische Know-how. Die Anstellung zusätzlicher IT-Fachkräfte können sich die Unternehmer ebenfalls nicht vorstellen oder leisten.

Denn nicht nur die Anschaffung eines ERP kostet Geld: Es muss auch instandgehalten werden. Für die Gewährleistung der Datensicherheit sind ebenfalls Investitionen notwendig. Außerdem kann ein neues System zu Konflikten führen. Erfahrene IT-Expertenkennen diese möglichen Risiken und entwickeln eine Lösung, die perfekt zu den Unternehmen, dem Personal sowie den Ressourcen passt.

Die Investition lohnt sich: Auf den wachsenden Märkten konkurrieren nicht nur KMU miteinander, sie müssen auch neben großen Unternehmen bestehen. Unabhängig von der Branche entscheiden sich die Kunden stets für die effizientesten Anbieter und den verlässlichsten Service. Für KMU gilt also: Mithilfe einer digitalen Transformation bleiben sie wettbewerbsfähig. Ein ERP-System eignet sich nicht nur für größere, sondern auch für kleine Unternehmen, denn auch hier können Prozesse verschlankt werden. Die zentrale Datenspeicherung und Verwaltung vereinfacht die Vorgänge in mittelständischen, kleinen und Kleinstunternehmen.

Wie gehen KMU auf ihrem Weg zur Digitalisierung vor?

Klar ist: Die Digitalisierung beschränkt sich nicht auf Onlineshop und Onlinekundenservice. Mit einer ERP-Lösung steuern Unternehmen alle betrieblichen Bereiche zentral und effizient. Sie speichern die gesamte Menge an Informationen auf einer On-Premise-Datenbank oder in der Cloud ab. Unterschiedliche Abteilungen des KMU wie Vertrieb, Personalwesen, Marketing oder Controlling haben gleichsam Zugriff darauf. Neben dem optimalen Informationsfluss wird so für ein einheitliches Datenmanagement gesorgt. Geschäftsführende Mitarbeiter können sich außerdem immer einen Echtzeitüberblick über den Stand der einzelnen Bereiche verschaffen.

Damit die digitale Transformation zu optimierten Prozessen führt und das System perfekt auf die Bedürfnisse des KMU abgestimmt ist, sind die folgenden Schritte notwendig:

1. bestehende Strukturen analysieren

Welche digitalen Strukturen werden im Unternehmen bereits genutzt? Sind sie effizient? Können sie in das neue System integriert werden?

2. Bedarfe ermitteln

Was genau soll mit der Digitalisierung erreicht werden? Welche Bereiche werden optimiert und welche Aspekte priorisiert?

3. Personal- und technischen Einsatz definieren

Muss die technische Ausstattung erneuert oder ergänzt werden? Wird die Mitarbeiterschaft am Prozess beteiligt und wenn ja, wie? Ist neues Fachpersonal notwendig? Wie gestaltet sich die Zusammenarbeit mit einem IT-Partner?

4. Kosten regulieren

Wie werden die Investitionen finanziert? Wieviel kann investiert werden? Welche Käufe sind notwendig?

5. Neuerungen umsetzen

Sowohl die Belegschaft als auch Kunden, Zulieferer und Partnerunternehmen müssen über die Erneuerungen informiert werden. Die zeitnahe Kommunikation der Auswirkungen auf die Geschäftsumgebung ist ebenfalls ein wichtiger Teil des Prozesses.

bob Systemlösungen: erfahrener Partner für die digitale Transformation von KMU

Seit 30 Jahren begleitet bob Systemlösungen Unternehmen auf ihrem Weg in die Digitalisierung. Wir wissen um die besonderen Bedürfnisse von KMU und unterstützen sie bei den Schritten zur Digitalisierung ihres KMU. Dabei achten wir auf die folgenden Aspekte:

  • Der Umfang des ERP-Systems passt zur Struktur und Größe des KMU.

  • Das ERP ist modular anpassbar

  • Es ist branchenoptimiert.

  • Je nach KMU erfolgt die Empfehlung einer cloudbasierten, On-Premise- oder Hybridlösung.

  • Die Instandhaltung und Pflege sind auf das KMU abgestimmt.

 

Unsere professionellen Mitarbeiter sorgen für eine nahe und transparente Betreuung. Ihr oberstes Anliegen ist, dass die Prozesse optimiert und flüssig ablaufen, damit sich die Unternehmen ganz auf ihr Kerngeschäft konzentrieren können.

Analysieren – optimieren – profitieren: Das ist unsere Philosophie. Wir sind verifizierter SAP-Partner und bieten ergänzend hauseigene und bewährte Lösungen an. Wir beraten Unternehmen, setzen Projekte um und schulen Belegschaften. Wir wissen: Mittelständische Unternehmen benötigen keinen Softwareriesen, der über Wochen eingeführt wird. Wir sorgen für schlanke und optimierte Prozesse, damit diese effektiv und störungsfrei ablaufen.

Neben ERP-Systemen bieten wir Einzel- und integrierbare Lösungen für unter anderem folgende Bereiche an:

  • Dokumentenmanagement (DMS)
  • Customer-Relationship-Management (CRM)
  • Material-Requirement-Planning (MRP)
  • Produktinformationsmanagement (PIM)
  • Supply-Chain-Management
  • Warenwirtschaftssysteme für den Onlinehandel
  • Software für den Einkauf, Lagerverwaltung und die Buchhaltung

Unsere bewährten Lösungen: SAP Business One und bob ShopSuite

Mit dem speziell für sie entwickelten ERP-System für kleine und mittelständische Unternehmen von SAP sind diese gut aufgestellt. Mit unseren branchenoptimierten Add-Ons passen wir die Funktion von SAP Business One an und erweitern sie bei Bedarf.

SAP Business One

Die Lösung für KMU unterstützt die Bereiche Produktion, Business Intelligence, Einkauf und Lager, Vertrieb und Kundenbetreuung, Finanzmanagement sowie Analytics und Reporting. Die unterschiedlichen Module für die jeweiligen Funktionen ermöglichen ein passgenaues ERP-System. Ob im Einzelhandel, Großhandel, im Dienstleistungs-, Konsumgüter- und Industriemaschinenbereich: Mit der flexiblen SAP-Lösungen auf Cloud-, mobiler und On-Premise-Basis optimieren wir jedes KMU nach den individuellen Anforderungen.

Wir sind zertifizierter SAP-Partner und verfügen über alle Ressourcen von SAP, zum Beispiel Schulungen, Releases, regelmäßige Updates und Weiterentwicklungen. bob Systemlösungen sorgt für die zügige und fehlerfreie Implementierung und steht danach für jegliche Fragestellungen zur Verfügung.

bob ShopSuite

Unsere Multi-Channel-Software bildet alle Geschäftsprozesse von KMU im Bereich des E-Commerce und des Handels ab und übermittelt sie an SAP Business One. Es legt zum Beispiel Aufträge über Schnittstellen an und gibt sie zu einem definierten Zeitpunkt in der Lieferlogistik frei. Kommissionierer können dann auf die bearbeitungsfähigen Aufträge zugreifen und sie mit unserer Mobile4Logistics-App ausführen. In einem Echtzeitsystem überträgt diese wiederrum alle wichtigen Logistikinformationen an SAP, dass die Lieferung inklusive Ausgangsrechnung bucht.

Dank einer großen Auswahl an ergänzenden Modulen statten wir das ERP-System mit allen Funktionen aus, die das jeweilige KMU benötigt. Ob E-Commerce, Payment, Marktplatzintegration oder Kassensystem: Mit bob ShopSuite sorgen wir für optimale Prozesse in Ihrem Unternehmen.

SAP Business One & ShopSuite

Die perfekte Kombination als ERP-System
SAP Business One Produkt-Informations-Management • bob Systemlösungen

PIM: Produktdaten-Management

Vollintegrierte Produktdatenpflege

Zentrales Management aller Produktinformationen von individuellen Merkmalen bis hin zu Dokumenten und Bildern alles in einer Ansicht!

SAP Business One ShopSuite Zahlungen • bob Systemlösungen

Payment

Zahlungen rundum sicher

Alle Zahlungsdienstanbieter von amazon pay bis PayPal inklusive Kontenabgleich mit Zuordnung der Buchungen - Payment in Vollendung!

SAP Business One ShopSuite Marktplatzintegration • bob Systemlösungen

Marktplatzintegration

Ihre Produkte bei ebay, amazon & Co

Marktplätze bieten eine große Chance auf Neukunden - sind aber auch sehr komplex im Datenhandling. Mit der Marktplatzintegration der ShopSuite läuft's endlich wie von selbst!

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Uwe Lembgen

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